21 Fragen zu Beschaffung

Ein Industriebetrieb sollte bei Beschaffungsentscheidungen verschiedene Bedarfsinformationen berücksichtigen, um eine fundierte und effiziente Beschaffung zu gewährleisten. Dazu gehören: 1. **Bedarfsermittlung**: Analyse des aktuellen und zukünftigen Bedarfs an Materialien, Komponenten und Dienstleistungen. Dies umfasst die Ermittlung von Mengen und Zeitpunkten, zu denen die Materialien benötigt werden. 2. **Bestandsanalyse**: Überprüfung der vorhandenen Bestände, um festzustellen, welche Materialien bereits verfügbar sind und welche nachbestellt werden müssen. 3. **Lieferantendaten**: Informationen über potenzielle Lieferanten, einschließlich deren Zuverlässigkeit, Qualität der Produkte, Preisgestaltung und Lieferzeiten. 4. **Marktanalyse**: Beobachtung von Markttrends, Preisentwicklungen und Verfügbarkeiten, um die besten Beschaffungsbedingungen zu ermitteln. 5. **Kostenanalyse**: Berücksichtigung aller Kosten, die mit der Beschaffung verbunden sind, einschließlich Einkaufspreis, Transportkosten, Lagerhaltungskosten und eventueller Zölle. 6. **Qualitätsanforderungen**: Festlegung der Qualitätsstandards, die die beschafften Materialien erfüllen müssen, um die Produktionsanforderungen zu gewährleisten. 7. **Risikobewertung**: Identifikation und Bewertung von Risiken, die mit der Beschaffung verbunden sind, wie z.B. Lieferengpässe, Preisschwankungen oder Qualitätsprobleme. 8. **Nachhaltigkeitskriterien**: Berücksichtigung von ökologischen und sozialen Aspekten bei der Auswahl von Lieferanten und Materialien, um nachhaltige Beschaffungspraktiken zu fördern. Durch die Berücksichtigung dieser Bedarfsinformationen kann ein Industriebetrieb seine Beschaffungsentscheidungen optimieren und die Effizienz der Produktionsprozesse steigern.

Die Beschaffung hat mehrere zentrale Aufgaben, die für den reibungslosen Ablauf eines Unternehmens entscheidend sind. Dazu gehören: 1. **Bedarfsanalyse**: Ermittlung des Bedarfs an Materialien, Waren oder Dienstleistungen, um die Produktions- oder Dienstleistungsprozesse zu unterstützen. 2. **Lieferantenauswahl**: Identifikation und Bewertung potenzieller Lieferanten, um die besten Partner für die Beschaffung zu finden. 3. **Vertragsverhandlungen**: Aushandeln von Preisen, Lieferbedingungen und anderen Vertragskonditionen, um vorteilhafte Bedingungen für das Unternehmen zu sichern. 4. **Bestellabwicklung**: Erstellung und Verwaltung von Bestellungen, um sicherzustellen, dass die benötigten Güter rechtzeitig und in der richtigen Menge geliefert werden. 5. **Qualitätskontrolle**: Überprüfung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen auf Qualität und Übereinstimmung mit den vereinbarten Standards. 6. **Lagerverwaltung**: Organisation und Kontrolle der Lagerbestände, um Engpässe oder Überbestände zu vermeiden. 7. **Kostenmanagement**: Überwachung und Analyse der Beschaffungskosten, um Einsparpotenziale zu identifizieren und die Wirtschaftlichkeit zu verbessern. 8. **Marktforschung**: Beobachtung von Markttrends und Preisentwicklungen, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Diese Aufgaben tragen dazu bei, die Effizienz und Effektivität der Beschaffungsprozesse zu steigern und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu sichern.

Beim Sourcing gibt es mehrere wichtige Faktoren, die berücksichtigt werden sollten: 1. **Kosten**: Die Gesamtkosten für die Beschaffung, einschließlich Materialkosten, Transport und Zollgebühren. 2. **Qualität**: Die Qualität der Produkte oder Dienstleistungen, die beschafft werden, ist entscheidend für den Erfolg. 3. **Lieferzeit**: Die Zeit, die benötigt wird, um die Waren oder Dienstleistungen zu liefern, beeinflusst die Produktionsplanung. 4. **Zuverlässigkeit der Lieferanten**: Die Fähigkeit der Lieferanten, konsistent zu liefern und die vereinbarten Standards einzuhalten. 5. **Flexibilität**: Die Möglichkeit, auf Änderungen in der Nachfrage oder im Markt schnell zu reagieren. 6. **Standort**: Die geografische Lage der Lieferanten kann Transportkosten und Lieferzeiten beeinflussen. 7. **Rechtliche und regulatorische Aspekte**: Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften in den jeweiligen Ländern. 8. **Nachhaltigkeit**: Umweltfreundliche Praktiken und soziale Verantwortung der Lieferanten. 9. **Technologische Fähigkeiten**: Die Fähigkeit der Lieferanten, moderne Technologien zu nutzen und Innovationen zu bieten. 10. **Marktforschung**: Analyse von Markttrends und Wettbewerbern, um informierte Entscheidungen zu treffen. Diese Faktoren helfen dabei, eine fundierte Sourcing-Strategie zu entwickeln und die besten Lieferanten auszuwählen.

Das größte Potenzial, die Beschaffungskette resilienter zu gestalten, liegt oft bei strategischen Beschaffungsobjekten, insbesondere bei kritischen Rohstoffen und Komponenten, die für die Produktion essenziell sind. Dazu gehören beispielsweise: 1. **Rohstoffe mit begrenzter Verfügbarkeit**: Materialien wie Seltene Erden oder bestimmtealle, die in der Elektronik- und Automobilindustrie benötigt werden. 2. **Zulieferteile mit langen Lieferzeiten**: Komponenten, die von wenigen Anbietern produziert werden und deren Lieferzeiten variabel sind. 3. **Produkte mit hoher Nachfragevariabilität**: Artikel, deren Nachfrage stark schwankt, was zu Engpässen führen kann. Durch Diversifizierung der Lieferanten, lokale Beschaffung oder den Aufbau von Sicherheitsbeständen kann die Resilienz in der Beschaffungskette erhöht werden.

Es gibt verschiedene Ermittlungsmethoden zur Beschaffung, die je nachstyp (Prim-, Sekundär und Tertiärbedarf) werden können. Hier sind drei gige Methoden: 1. **Bedarfsprognose**: Diese Methode historische Daten und statistische Verfahren, um zukünftige Bedarfe vorherzusagen. Sie wird häufig für den Primärbedarf verwendet, da hier eine genaue Planung und Vorhersage notwendig ist. 2. **Bestandsanalyse**: Bei dieser Methode wird der aktuelle Lagerbestand analysiert, um den Bedarf zu ermitteln. Sie eignet sich gut für den Sekundärbedarf, da hier oft auf vorhandene Bestände zurückgegriffen werden kann, um den Bedarf zu decken. 3. **Marktforschung**: Diese Methode umfasst die Analyse von Markttrends und -bedingungen, um den Bedarf an Produkten oder Dienstleistungen zu ermitteln. Sie kann sowohl für den Sekundär- als auch für den Tertiärbedarf verwendet werden, insbesondere wenn es um neue Produkte oder Dienstleistungen geht. Jede dieser Methoden hat ihre spezifischen Anwendungen und Vorteile, abhängig von der Art des Bedarfs und den Unternehmenszielen.

Mit der ABC-Analyse in der Beschaffung verfolgt man das Ziel, die Materialien oder Produkte nach ihrer Wichtigkeit und ihrem Wert zu klassifizieren. Dies ermöglicht eine gezielte Steuerung und Optimierung der Beschaffungsprozesse. Die Analyse teilt die Artikel in drei Kategorien ein: - **A-Artikel**: Hochwertige und wichtige Artikel, die einen großen Einfluss auf die Gesamtkosten oder den Umsatz haben. Diese sollten besonders sorgfältig überwacht und verwaltet werden. - **B-Artikel**: Artikel von mittlerer Wichtigkeit, die weniger häufig beschafft werden, aber dennoch eine gewisse Aufmerksamkeit erfordern. - **C-Artikel**: Geringwertige und weniger wichtige Artikel, die in großen Mengen beschafft werden, aber einen geringen Einfluss auf die Gesamtkosten haben. Diese können oft mit weniger Aufwand verwaltet werden. Durch diese Klassifizierung kann das Unternehmen Ressourcen effizienter einsetzen, die Lagerhaltung optimieren und die Beschaffungskosten senken.

Im Bereich Beschaffung gehören mehrere Teilprozesse dazu, die typischerweise folgende Aspekte umfassen: 1. **Bedarfsanalyse**: Ermittlung des Bedarfs an Materialien, Produkten oder Dienstleistungen. 2. **Lieferantenauswahl**: Identifikation und Bewertung potenzieller Lieferanten. 3. **Angebotsanfrage**: Einholung von Angeboten von ausgewählten Lieferanten. 4. **Vertragsverhandlung**: Verhandlung der Konditionen und Abschluss von Verträgen mit Lieferanten. 5. **Bestellung**: Erstellung und Versendung von Bestellungen an die ausgewählten Lieferanten. 6. **Wareneingang**: Überprüfung und Annahme der gelieferten Waren oder Dienstleistungen. 7. **Rechnungsprüfung**: Kontrolle der eingehenden Rechnungen auf Richtigkeit und Übereinstimmung mit den Bestellungen. 8. **Lieferantenmanagement**: Pflege der Beziehungen zu Lieferanten und Bewertung ihrer Leistung. Diese Teilprozesse können je nach Unternehmen und Branche variieren, sind jedoch allgemein in den meisten Beschaffungsstrategien zu finden.

Auf eine Losvergabe kann bei der Beschaffung verzichtet werden, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Diese können je nach nationalem Vergaberecht variieren, aber allgemein sind folgende Gründe anerkannt: 1. **Wirtschaftlichkeit**: Wenn die Aufteilung in Lose nicht wirtschaftlich wäre, beispielsweise bei sehr kleinen Auftragswerten oder wenn die Lose zu einer Erhöhung der Kosten führen würden. 2. **Technische Gründe**: Wenn die Beschaffung aus technischen Gründen nur als Gesamtauftrag sinnvoll ist, etwa bei komplexen Projekten, die eine enge Zusammenarbeit erfordern. 3. **Spezifische Anforderungen**: Wenn die zu beschaffenden Leistungen oder Produkte so spezifisch sind, dass nur ein Anbieter in der Lage ist, diese zu liefern. 4. **Dringlichkeit**: In Fällen, in denen eine dringende Beschaffung notwendig ist und eine Losvergabe den Prozess unnötig verzögern würde. Es ist wichtig, die jeweiligen gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien zu beachten, da diese die genauen Bedingungen für den Verzicht auf eine Losvergabe festlegen.

Best Cost Country Sourcing (BCCS) ist eine Beschaffungsstrategie, bei der Unternehmen Produkte oder Dienstleistungen aus Ländern beziehen, die ein optimales Verhältnis von Kosten, Qualität und Lieferzuverlässigkeit bieten. Im Gegensatz zum reinen Low-Cost Country Sourcing, das hauptsächlich auf die niedrigsten Kosten konzentriert, berücksichtigt BCCS auch andere wichtige Faktoren wie: 1. **Qualität der Produkte oder Dienstleistungen**: Sicherstellung, dass die Qualität den Anforderungen und Standards des Unternehmens entspricht. 2. **Lieferzuverlässigkeit**: Bewertung der Fähigkeit des Lieferanten, pünktlich und zuverlässig zu liefern. 3. **Gesamtkosten**: Berücksichtigung aller Kosten, einschließlich Transport, Zölle, Steuern und eventueller Risiken. 4. **Infrastruktur und Logistik**: Bewertung der logistischen Infrastruktur des Landes und der Fähigkeit, Produkte effizient zu transportieren. 5. **Risikomanagement**: Einschätzung politischer, wirtschaftlicher und sozialer Risiken im Beschaffungsland. Durch die Berücksichtigung dieser Faktoren zielt BCCS darauf ab, die Gesamtkosten zu optimieren und gleichzeitig die Qualität und Zuverlässigkeit der Lieferkette zu gewährleisten.

Sole Sourcing, auch bekannt als Einzelquellenbeschaffung, ist eine Beschaffungsstrategie, bei der ein Unternehmen alle benötigten Waren oder Dienstleistungen von einem einzigen Lieferanten bezieht. Dies kann aus verschiedenen Gründen geschehen, wie z.B. der Exklusivität des Produkts, speziellen Anforderungen, die nur ein Lieferant erfüllen kann, oder einer strategischen PartnerschaftVorteile von Sole Sourcing können: - Engere Zusammenarbeit und bessere Kommunikation dem Lieferanten. - Potenziell bessere Preise und Konditionen durch langfristige Verträge. - Vereinfachte Logistik und Verwaltung. Nachteile können sein: - Abhängigkeit von einem einzigen Lieferanten, was ein Risiko bei Lieferengpässen oder Qualitätsproblemen darstellt. - Weniger Wettbewerb, was zu höheren Preisen führen kann. - Geringere Flexibilität bei der Anpassung an Marktveränderungen. Es ist wichtig, die Risiken und Vorteile sorgfältig abzuwägen, bevor man sich für Sole Sourcing entscheidet.

Eine öffentliche Ausschreibung für Maschinenlieferungen enthält in der Regel mehrere wichtige Texte und Dokumente, die die Anforderungen und Bedingungen der Ausschreibung klar definieren. Hier sind die typischen Bestandteile: 1. **Ausschreibungsbekanntmachung**: Eine kurze Zusammenfassung der Ausschreibung, die die wichtigsten Informationen wie den Auftraggeber, den Gegenstand der Ausschreibung, die Fristen und die Teilnahmebedingungen enthält. 2. **Leistungsbeschreibung**: Detaillierte Beschreibung der zu liefernden Maschinen, einschließlich technischer Spezifikationen, Qualitätsanforderungen und eventuell benötigter Zertifikate. 3. **Vertragsbedingungen**: Allgemeine und besondere Vertragsbedingungen, die die rechtlichen Rahmenbedingungen der Lieferung und Leistung festlegen. 4. **Vergabebedingungen**: Informationen über das Vergabeverfahren, die Teilnahmebedingungen, die Bewertungs- und Zuschlagskriterien sowie die Fristen für die Einreichung der Angebote. 5. **Angebotsformular**: Ein standardisiertes Formular, das von den Bietern ausgefüllt und eingereicht werden muss. Es enthält in der Regel Angaben zu Preisen, Lieferzeiten und anderen relevanten Informationen. 6. **Bietererklärung**: Eine Erklärung, in der der Bieter bestätigt, dass er die Ausschreibungsbedingungen akzeptiert und alle erforderlichen Unterlagen eingereicht hat. 7. **Preisblatt**: Ein detailliertes Formular, in dem die Bieter ihre Preisangebote für die verschiedenen Positionen der Ausschreibung eintragen. 8. **Zuschlagskriterien**: Eine detaillierte Beschreibung der Kriterien, nach denen die Angebote bewertet und der Zuschlag erteilt wird. 9. **Fragen und Antworten**: Eine Sammlung von Fragen, die von potenziellen Bietern gestellt wurden, und die entsprechenden Antworten des Auftraggebers. Diese Dokumente und Texte sind essenziell, um sicherzustellen, dass alle Bieter die gleichen Informationen haben und die Angebote fair und transparent bewertet werden können.

Der Stand der fairen Beschaffung in Nordrhein-Westfalen (NRW) hat in den letzten Jahren Fortschritte gemacht. Viele Kommunen und öffentliche Einrichtungen in NRW haben Maßnahmen ergriffen, um faire und nachhaltige Beschaffungspraktiken zu fördern. Dies umfasst die Berücksichtigung von sozialen und ökologischen Kriterien bei der Vergabe öffentlicher Aufträge. Einige Initiativen und Programme, die in NRW zur Förderung der fairen Beschaffung beitragen, sind: 1. **Faire Metropole Ruhr**: Eine Initiative, die sich für faire Beschaffung und fairen Handel in der Metropolregion Ruhr einsetzt. 2. **Servicestelle Kommunen in der Einen Welt (SKEW)**: Diese unterstützt Kommunen in NRW bei der Umsetzung fairer Beschaffungspraktiken. 3. **Vergabegesetz NRW**: Das Gesetz zur Förderung der sozialen und ökologischen Beschaffung in NRW. Weitere Informationen und aktuelle Entwicklungen können auf den Webseiten der jeweiligen Initiativen und Programme gefunden werden. Ein Beispiel ist die Webseite der [Servicestelle Kommunen in der Einen Welt (SKEW)](https://skew.engagement-global.de/).

Ein Fachtag zur ökofairen Beschaffung kann durch eine Vielzahl von Inhalten attraktiv gestaltet werden. Hier sind einige Vorschläge: 1. **Einführung in ökofaire Beschaffung**: Grundlegende Prinzipien und Bedeutung. 2. **Best Practices**: Erfolgreiche Fallstudien und Beispiele aus verschiedenen Branchen. 3. **Rechtliche Rahmenbedingungen**: Aktuelle Gesetze und Vorschriften zur nachhaltigen Beschaffung. 4. **Zertifizierungen und Standards**: Informationen zu relevanten Zertifikaten wie Fairtrade, Bio-Siegel, etc. 5. **Lieferkettenmanagement**: Strategien zur Sicherstellung fairer und ökologischer Lieferketten. 6. **Workshops und interaktive Sessions**: Praktische Übungen und Diskussionen zu spezifischen Themen. 7. **Technologische Lösungen**: Einsatz von Software und Tools zur Unterstützung nachhaltiger Beschaffungsprozesse. 8. **Finanzielle Aspekte**: Kosten-Nutzen-Analysen und Finanzierungsmöglichkeiten für ökofaire Beschaffung. 9. **Netzwerken**: Möglichkeiten zum Austausch und zur Vernetzung mit anderen Fachleuten und Anbietern. 10. **Zukunftstrends**: Entwicklungen und Innovationen im Bereich nachhaltiger Beschaffung. Diese Inhalte können helfen, den Fachtag informativ und ansprechend zu gestalten.

In Nordrhein-Westfalen gibt es mehrere Kommunen, die sich aktiv für faire Beschaffung einsetzen. Einige Beispiele sind: 1. **Dortmund**: Die Stadt Dortmund ist bekannt für ihr Engagement im Bereich der fairen Beschaffung und hat verschiedene Maßnahmen und Projekte zur Förderung fairer Handelspraktiken umgesetzt. 2. **Bonn**: Bonn ist eine Fair Trade Town und setzt sich intensiv für faire Beschaffung ein. Die Stadt hat zahlreiche Initiativen gestartet, um den fairen Handel zu fördern. 3. **Köln**: Auch Köln ist eine Fair Trade Town und engagiert sich stark für die Beschaffung fair gehandelter Produkte. 4. **Münster**: Münster ist ebenfalls eine Fair Trade Town und hat verschiedene Programme zur Förderung fairer Beschaffung implementiert. 5. **Bielefeld**: Bielefeld engagiert sich ebenfalls im Bereich der fairen Beschaffung und hat entsprechende Maßnahmen ergriffen. Diese Städte sind nur einige Beispiele, und es gibt viele weitere Kommunen in Nordrhein-Westfalen, die sich für faire Beschaffung einsetzen. Weitere Informationen und eine vollständige Liste der Fair Trade Towns in Deutschland findest du auf der offiziellen Website von Fairtrade Deutschland: [Fairtrade Deutschland](https://www.fairtrade-deutschland.de).

Ein effektiver Sourcing-Prozess umfasst mehrere Schritte, um sicherzustellen, dass die besten Lieferanten oder Ressourcen für ein Unternehmen ausgewählt werden. Hier ist eine allgemeine Übersicht: 1. **Bedarfsanalyse**: - Bestimme genau, was benötigt wird (Produkte, Dienstleistungen, Materialien). - Definiere die Anforderungen und Spezifikationen. 2. **Marktforschung**: - Recherchiere potenzielle Lieferanten oder Dienstleister. - Analysiere den Markt, um Trends und Preise zu verstehen. 3. **Lieferantenauswahl**: - Erstelle eine Liste potenzieller Lieferanten. - Führe eine Vorqualifikation durch, um die besten Kandidaten zu identifizieren. 4. **Angebotseinholung (RFI/RFP/RFQ)**: - Sende Anfragen nach Informationen (RFI), Angeboten (RFP) oder Preisangeboten (RFQ) an die ausgewählten Lieferanten. - Sammle und vergleiche die eingegangenen Angebote. 5. **Bewertung der Angebote**: - Analysiere die Angebote anhand von Kriterien wie Preis, Qualität, Lieferzeit und Service. - Führe gegebenenfalls Verhandlungen durch. 6. **Lieferantenauswahl und Vertragsverhandlung**: - Wähle den besten Lieferanten basierend auf der Bewertung. - Verhandle die Vertragsbedingungen und schließe den Vertrag ab. 7. **Implementierung und Management**: - Implementiere den Vertrag und beginne mit der Zusammenarbeit. - Überwache die Leistung des Lieferanten und pflege die Beziehung. 8. **Kontinuierliche Verbesserung**: - Führe regelmäßige Bewertungen durch, um die Leistung zu überwachen. - Suche nach Möglichkeiten zur Verbesserung und Optimierung des Sourcing-Prozesses. Ein gut strukturierter Sourcing-Prozess hilft dabei, die besten Lieferanten zu finden, Kosten zu senken und die Qualität der beschafften Waren oder Dienstleistungen zu gewährleisten.