Wie übertrage ich Daten aus bestehenden Systemen in ein neues DMS oder CMS?

Die Übertragung von Daten aus bestehenden Systemen in ein neues Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder Content-Management-System (CMS) kann in mehreren Schritten erfolgen:

1. **Datenanalyse**: Überprüfe die bestehenden Datenquellen und identifiziere die relevanten Daten, die übertragen werden sollen. Analysiere die Struktur und das Format der Daten.

2. **Datenbereinigung**: Bereinige die Daten, um Duplikate, veraltete Informationen oder Inkonsistenzen zu entfernen. Dies verbessert die Qualität der übertragenen Daten.

3. **Mapping der Daten**: Erstelle ein Mapping-Dokument, das beschreibt, wie die Daten aus dem alten System in das neue DMS oder CMS übertragen werden. Berücksichtige dabei die unterschiedlichen Datenstrukturen und -formate.

4. **Export der Daten**: Exportiere die Daten aus dem bestehenden System in ein geeignetes Format (z.B. CSV, XML, JSON), das vom neuen DMS oder CMS unterstützt wird.

5. **Import in das neue System**: Nutze die Importfunktionen des neuen DMS oder CMS, um die exportierten Daten zu importieren. Viele Systeme bieten spezielle Import-Tools oder APIs an.

6. **Testen der Übertragung**: Führe Tests durch, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt übertragen wurden und im neuen System wie gewünscht funktionieren.

7. **Schulung und Dokumentation**: Stelle sicher, dass die Benutzer des neuen Systems geschult werden und dass eine Dokumentation zur Verfügung steht, um den Umgang mit den neuen Daten zu erleichtern.

8. **Monitoring und Nachbearbeitung**: Überwache die Daten nach der Übertragung auf mögliche Probleme und führe gegebenenfalls Nachbearbeitungen durch.

Es kann auch hilfreich sein, externe Dienstleister oder Softwarelösungen in Betracht zu ziehen, die auf Datenmigration spezialisiert sind, um den Prozess zu erleichtern.