Wie kann ich in SharePoint Schlagwörter erzwingen?

In SharePoint können Schlagwörter (auch als "Tags" oder "Metadaten" bezeichnet) durch die Verwendung von verwalteten Metadaten und Inhaltsarten erzwungen werden. Hier ist eine allgemeine Anleitung, wie das gemacht werden kann:

1. **Verwaltete Metadaten-Dienstanwendung einrichten**:
- Stelle sicher, dass die verwalteteadaten-Dienstanwendung in deiner SharePoint-Umgebung konfiguriert ist. Dies kann in der SharePoint-Zentraladministration unter "Verwaltete Metadaten-Dienstanwendung" erfolgen.

2. **Term Store Manager verwenden**:
- Gehe zur SharePoint-Zentraladministration und öffne den Term Store Manager.
- Erstelle eine neue Termgruppe und füge Termsets (Schlagwort-Sets) hinzu, die die gewünschten Schlagwörter enthalten.

3. **Inhaltsarten erstellen oder bearbeiten**:
- Gehe zur Websiteeinstellungen-Seite der SharePoint-Website.
- Unter "Web-Designer-Kataloge" wähle "Inhaltsarten".
- Erstelle eine neue Inhaltsart oder bearbeite eine vorhandene.
- Füge ein neues Spaltenfeld vom Typ "Verwaltete Metadaten" hinzu und verknüpfe es mit dem entsprechenden Termset aus dem Term Store.

4. **Inhaltsarten auf Bibliotheken anwenden**:
- Gehe zur Dokumentbibliothek oder Liste, in der die Schlagwörter erzwungen werden sollen.
- Unter "Bibliothekseinstellungen" oder "Listeneinstellungen" wähle "Erweiterte Einstellungen" und aktiviere die Verwaltung von Inhaltsarten.
- Füge die zuvor erstellte oder bearbeitete Inhaltsart hinzu.

5. **Erzwingen der Schlagwörter**:
- Stelle sicher, dass die verwaltete Metadaten-Spalte als Pflichtfeld markiert ist. Dies kann in den Einstellungen der Inhaltsart oder der Bibliothek/Liste erfolgen.
- Benutzer müssen nun beim Hochladen oder Bearbeiten von Dokumenten die entsprechenden Schlagwörter aus dem Termset auswählen.

Durch diese Schritte wird sichergestellt, dass Benutzer nur vordefinierte Schlagwörter verwenden können, was die Konsistenz und Suchbarkeit der Inhalte in SharePoint verbessert.