Welche Mitarbeiterdaten darf ein Arbeitgeber bei Diebstahlsverdacht an die Polizei weitergeben?

Ein Arbeitgeber darf der Polizei erforderliche Angaben zum Diebstahlsverdacht übermitteln, aber nicht pauschal die gesamte Personalakte.

In Deutschland ist eine Weitergabe auch ohne Zustimmung des Mitarbeiters möglich. Entscheidend sind eine tragfähige Rechtsgrundlage, die Erforderlichkeit der einzelnen Informationen und die Abwägung mit den schutzwürdigen Interessen des Beschäftigten.

Welche Informationen infrage kommen

Bei einem konkreten Verdacht können insbesondere folgende Angaben zulässig sein, jeweils soweit sie zur Identifizierung oder Aufklärung erforderlich sind:

• Identitätsdaten: Name sowie gegebenenfalls Anschrift oder Geburtsdatum, etwa zur eindeutigen Zuordnung.
• Angaben zum Vorfall: Tatzeit, Tatort, vermisster Gegenstand, eigene Beobachtungen und die konkrete Schilderung des Kunden.
• Betriebliche Unterlagen: passende Ausschnitte aus Dienstplänen, Anwesenheitslisten, Kassenjournalen oder anderen relevanten Aufzeichnungen.
• Beweismittel und Zeugen: Namen relevanter Zeugen und erforderliche Ausschnitte vorhandener, rechtmäßig erhobener Videoaufnahmen.

Diese Aufzählung ist keine pauschale Freigabe. Beispiel: Der Dienstplan zur mutmaßlichen Tatzeit kann relevant sein, die vollständige Urlaubsplanung oder sämtliche Personalunterlagen regelmäßig nicht. Das folgt aus dem Grundsatz der Datenminimierung.

Grenzen der Weitergabe

Für eigene Ermittlungen des Arbeitgebers wegen einer Straftat im Beschäftigungsverhältnis verlangt § 26 Absatz 1 Satz 2 BDSG dokumentierte tatsächliche Anhaltspunkte. Eine bloße Vermutung rechtfertigt keine umfassende Durchleuchtung des Mitarbeiters; die Maßnahmen müssen erforderlich und verhältnismäßig sein.

Ohne konkreten Ermittlungsbezug dürfen deshalb beispielsweise Gehaltsdaten, Bankverbindungen, private Familienverhältnisse oder frühere Leistungsbeurteilungen nicht einfach mitgeschickt werden. Gesundheitsdaten und andere besonders geschützte Angaben unterliegen zusätzlichen Voraussetzungen. Beobachtungen, Kundenbehauptungen und eigene Schlussfolgerungen müssen zudem erkennbar auseinandergehalten werden, damit ein Verdacht nicht als feststehende Tatsache dargestellt wird.

Polizeianfrage und Herausgabepflicht unterscheiden

Eine polizeiliche Anfrage bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche gewünschten Daten herauszugeben sind. Umgekehrt kann bei einem rechtmäßigen Herausgabeverlangen für Beweismittel eine Pflicht nach § 95 StPO bestehen. Sinnvoll ist, Behörde, Aktenzeichen, Zweck und Rechtsgrundlage zu prüfen sowie Umfang und Begründung der Übermittlung zu dokumentieren.

Quellen:

• Datenschutz-Grundverordnung, Europäische Union
• § 24 BDSG: Verarbeitung zu anderen Zwecken durch nichtöffentliche Stellen, Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz
• § 26 BDSG: Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses, Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz
• § 95 StPO: Herausgabepflicht, Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz
• Videoüberwachung von Beschäftigten nichtöffentlicher Stellen, Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte